Leirikesän laskutusperiaatteet

Ongelma

Perinteisesti jokainen leiri on maksanut omat kulunsa + siirtoajon edelliseltä leiriltä + satamamaksut edellisen leirin lopusta seuraavan alkuun. Kupla on maksanut siirtoajon viimeiseltä leiriltä takaisin Otaniemeen.

Jos säät osuvat huonosti ja esim. Örön (tai Hangon matalien jälkeistä) leiriä ei järkätä mutta voisi käydä yksittäisiä sukelluksia/pienen vaikkapa 4-5 hengen leirin parilla sukelluksella tekemässä, maksettavaksi pamahtaa useita satasia leirikesän maksuja + keikan kulut.

Tästä seuraa että kannattaa istuttaa venettä satamassa sen sijaan että sukellettaisiin.

Utö+Hangon matalat ovat läntisen leirikesän isot tapahtumat. Muut leirit (perinteisesti Örö, Jussarö/Hangon syvät/Inkoo/mitänäytänyton) ovat paljon pienempiä.

Ongelmaa on välillä ratkaistu sillä, että kuluja on sumplittu erilaisilla systeemeillä leirien välillä (eli esim. Utö maksaakin Hankoon saakka, tai Hangon matalat maksaa Utö->Hanko+Hanko->seuraava paikka).

Ratkaisu (hyväksytty kerhokokouksessa)

Jyvitetään koko kesän siirtoajot+leirien väliset satamamaksut henkilöleiripäivien mukaan. Tehdään jyvitys erikseen jokaiselle Otaniemi-Otaniemi-välille. Esimerkiksi Otaniemi-Utö-Otaniemi; Otaniemi-Kotka-Otaniemi. Otaniemestä lähtevät päiväkeikat kuten ennenkin; yksittäiset Otaniemi-Otaniemi-leirit kuten ennenkin (eli keikka/leiri hoitaa kaikki kulut keskenään).

Henkilöleiripäivä = mikä tahansa päivä jolloin oli leirillä jolla vene oli käytettävissä, myös päiväkeikka jolla käytettiin venettä. Päiväkeikan sukeltamaton kippari/sukellusvanhin/pintapelastaja ei osallistu kuluihin, sukeltavat osallistuvat normaalisti kaikkiin kuluihin. Ei-sukeltavat lapset ilmaiseksi. Esimerkkeinä

• Tuplasukellus arkipäivänä = yksi henkilöleiripäivä.

• Pe-su-leiri jolla sukelsi kerran = kolme henkilöleiripäivää.

• Seitsemän päivää Utössä sukeltamatta = seitsemän henkilöleiripäivää.

Siirtoajot = muut kuin leirin ajot. Ei keikkadieselit, ei satamasta leirisaareen, ei ihmisten hakeminen satamasta leirisaareen. Kyllä: Otaniemi – ensimmäinen leiripaikka (esim. Otaniemi-Utö), kyllä: viimeinen leiripaikka – Otaniemi (esim. Porkkalan Marina – Otaniemi). Käytännössä 2023 ja 2024 nämä ovat olleet (noin) Otaniemi-Utö, Utö-Hanko, Hanko-Porkkala, Porkkala-Otaniemi.

Leirien väliset satamamaksut = ne satamamaksut, joiden aikana ei yövytty leiriluonteisesti. Esim. Örön leiri yöpyy Örössä ja maksaa kaikki satamamaksunsa. Päiväkeikka Hangosta ei ollut leiri, ja ei maksa satamamaksuja erikseen (mutta tuli silti “henkilöleiripäiviä”, joille jyvitetään osuus). Käytännössä s2023 ja 2024 nämä ovat olleet Hangon ja Porkkalan viikot.

Hallitus voi hyväksyä jyvitettäviin kuluihin tapauskohtaisesti kohtuullisia lisäkuluja, jotka ovat selkeästi pakollisia, yhteisiä koko leirikesän kuluja. Esimerkiksi auton polttoainekulut, jos Hinkkiä tarvitsee käydä erikseen huoltamassa tai siirtämässä satamasta toiseen, ja samalla reissulla ei sukellettu.

FAQ

Q: Mitä tällaiselle “henkilöleiripäivälle” oikein tulee hintaa?

A: 2023 ja 2024 henkilöleiripäivän kustannus on ollut hiukan yli kolme euroa.

Q: Utön takia ajetaan pitkälle. Miksi Utö ei maksaisi isompaa osaa?

A: Utössä kertyy niin paljon “henkilöleiripäiviä”, että ilman mitään kertoimia Utön osuus siirtoajojen kuluista kasvaa ihan vähän. Ei liene syytä kasvattaa tätä vielä enemmän.

Q: Tämä edellyttää jonkun tekemään, eikö?

A: Tähän on olemassa yksinkertainen GDocs ja toimintamallit, työmäärä on tunti tai pari.

Q: Utön laskutushan pyörähtää hienosti joka vuosi. Miksi tarvitaan muutoksia?

A: Ongelma on nimenomaan ne muut leirit ja veneen käytöt Utön jälkeen, ei Utön leirin laskutus.

Q: Miksi ei pidetä Utön leirin laskutusta niin kuin nyt ja muuteta muiden leirien laskutusta?

A: Vene pitää ajaa Utöstä poiskin. Miksi Utö ei olisi mukana samassa laskutuksessa?

Q: Eikö samaan pitäisi laittaa irmelinkin kulut?

A: ei, irmeli liikkuu leirikohtaisesti (ainakin edelliset vuodet), joten on aika selkeetä että kulutkin menee leirikohtaisesti.

Prosessin yksityiskohtainen kuvaus

Kesän lopuksi lasketaan sukelluspäivät+leiripäivät ja jaetaan koko läntisen kesän veneen siirtoajojen polttoaineet + leirien väliset satamamaksut päivien mukaan osallistujille. Mukaanlukien siirtoajo Otaniemi->Utö ja viimeinen leiri->Otaniemi.

Vene oli retkisaaressa, vaikka joku syystä tai toisesta jätti sukeltamatta, joten kaikki leirin osallistujat osallistuvat omaan osaansa maksuista koko leirin ajalta. Lähtö- ja saapumispäivät lasketaan kertoimella 1 (Utön sisäinen laskutus käyttää muita kertoimia). Päiväkeikan sukeltamaton kippari/sukellusvanhin/pintapelastaja ei osallistu kuluihin, sukeltavat osallistuvat normaalisti kaikkiin kuluihin.

Jokainen leiri maksaa leirinsä ajan kaikki kulut (eli esimerkiksi coltrin bensat, irmelin bensat, autojen kulut, peräkärryn vuokra, keikkapolttoaineet; mökit; jos yövytään organisoidusti niin satamamaksut jne.). Jokainen leiri saa ihan itse päättää ja sumplia näiden kulujen jakamisen leiriläisten kesken. Samoin Kupla perii veneen käyttömaksut (2022 12€/sukellus) kuten ennenkin. Päiväkeikoilta (=tultiin autoilla, sukellettiin ja lähdettiin takaisin yöpymättä) ei makseta satamamaksuja, vaan ne jäävät yhteiseen pottiin. Esimerkkejä:

• Rosalan leiri ajaa Hinkin torstaina Rosalan vierasvenesatamaan ja yöpyy mökeissä. Vene siirretään sunnuntaina Hankoon satamaan odottamaan seuraavaa leiriä. Leiriläiset maksavat satamamaksut (jne.) to-su. Torstaihin asti ja sunnuntaista eteenpäin satamamaksut menevät yhteiseen jaettavaan pottiin. Leiristä kertyi neljä laskutettavaa “henkilöleiripäivää” kaikille osallistujille (jotka olivat koko leirin mukana).

• Vene on Itäsatamassa, ja Kuplawebbiin ja tsätteihin normaalisti julistettu päiväkeikka käy sukeltamassa. Kaikille osallistujille tulee yksi laskutettava “henkilöleiripäivä”, ja osallistujat tankkaavat veneen takaisin täyteen lopuksi. Satamamaksuja ei tule erikseen maksettavaksi.

• Vene on Tvärminnessä ja pe-su yövytään lähimetsässä ja sukelletaan päivisin. Kyseessä on leiri, joka maksaa viikonlopun satamamaksut. Lisäksi pe-su-ajalta kertyy kolme laskutettavaa “henkilöleiripäivää”.

• Sukeltaja poimitaan Itäsatamasta Hangon matalille sukeltamaan päiväkeikka. Sukelluksesta tulee yksi “henkilöleiripäivä”, ja Hangon matalien järjestäjä päättää, miten leirille vain yhdeksi päiväksi osallistuvalle jyvitetään Hangon matalien kulut.

Hyvät puolet:

• Aina kannattaa lähteä käyttämään veneitä, vaikka se olisi keskelle kahden viikon myrskyistä jaksoa yhdeksi illaksi.

• Kulut jakautuvat isojen ja pienten leirien välille järkevästi. Pienenkin osallistujamäärän leiri kannattaa järjestää koska ei tarvitse olla hirveän huolissaan siitä, että edellinen saattaa peruuntua ja tuleekin ikävänä yllätyksenä parin viikon satamamaksut ja pitkän siirtoajon kulut maksettavana.

• Ei tarvitse kikkailla ja säätää kuka maksaa kuluja kun leirejä peruuntuu.

• Päiväkeikat osallistuvat yhteisiin kuluihin järkevillä osuuksilla.

• Kuplan ei tarvitse maksaa osaa leirikesän kuluista, kun kaikille siirroille ja satamille on selkeä maksusysteemi. Kulut jyvittyvät niille jotka oikeasti saivat hyötyä.

• On selvää mistä kukakin siirtoajoja ja leirejä maksanut perii rahat takaisin, sen sijaan että leirien välillä sumplitaan asiaa pitkin kesää edestakaisin.

Huonot puolet:

• Utön pitää arvioida siirtoajodieselin määrä.

• Utöstä yli jäävät dieselit pitää sumplia siirtoajojen ja leirien välille (kuten pitää vanhassakin systeemissä)

• Kulujen perimisessä kestää pitkään, eli about elokuun alkuun saakka (kuten käytännössä kestää vanhassakin systeemissä isosta osasta kuluja).

• Tarkkoja kuluja ei tiedä etukäteen (mutta ei näitä tiedä muutenkaan millekään leirille lähtiessä etukäteen). Edellisen vuoden arvio pitänee paikkansa melko hyvin.

• Jonkun pitää laskea leiripäivien määrä per pää että kulut saadaan jyvitettyä. Tämä pitää nakittaa jokaista leiriä järkkäävälle, koska pelkästään sukelluspöykyistä vastausta ei saa.

  • Utöstä tämä kerätään jo muutenkin, joten lisävaivaa ei ole.

  • Pienillä leireillä tämä on pieni asia tehdä.

  • Hangon matalilla homma on tyypillisesti ihan suoraan suunnittelusheetistä.

  • Yksittäisillä päiväkeikoilla tämä tulee suoraan kuplawebistä/pöykyistä.

Muutosehdotuksia kerhokokoukseen 2024

• Maksumuistutukset lähtevät aina viikon välein. Ensimmäinen muistutus on ilmainen, seuraavat ovat aina +5€ loppusummaan. Vuonna 2024 tämä kosketti yhden lisämuistutuksen osalta X:ää sukeltajaa ja kahden osalta Y:tä.
• Maksuosuus pyöristetään ylöspäin lähimpään kymmeneen senttiin. Tämä mahdollistaa yksittäisten jälkireklamaatioiden hoitamisen. Mahdolliset ylijäävät varat lahjoitetaan Kuplalle.